Samvirkene, interesseorganisasjonen for samvirkeforetak i Norge, har utarbeidet “Samvirkeanbefalingen” med formål om å bidra til god medlemsstyring og foretaksledelse (tilsvarende eierstyring og selskapsledelse i andre selskapsformer som f.eks. aksjeselskaper). Det underliggende formålet med anbefalingen er å styrke tilliten til foretakene og bidra til størst mulig verdiskapning over tid til beste for medlemmene, de ansatte, kreditorer og andre tredjeparter som har interesser i samvirkeforetakene, og samfunnet som helhet.
Samvirkeanbefalingen er utarbeidet generelt med sikte på å kunne dekke et mangfold av samvirkeforetak både med tanke på virksomhet, størrelse og antall medlemmer. Videre også med tanke på sentrale samvirkesektorer som for eksempel forbruker-samvirket, boligsamvirket, landbrukssamvirket og fiskerisamvirket. Dette innebærer at anbefalingene ikke tar hensyn til eventuelle særskilte reguleringer og praksis som disse samvirkesektorene basert på lov og sedvane har utviklet og etablert historisk sett.

Coop i Norge

Forbrukersamvirket Coop i Norge har siden 1906 vært et føderativt samvirke (jf. samvirkeloven § 4) da samvirkelagene sammen etablerte sekundærsamvirket Coop Norge SA. Coop Hordaland SA som samvirkelag og selvstendig juridisk enhet i denne strukturen inngår som et primærsamvirke på linje med de andre samvirkelagene som er medlem og eier av Coop Norge SA.
Gjennom utviklingen av Coop Norge SA som fellesorganisasjon har samvirkelagene over generasjoner lagt ulike fellesoppgaver o.l. til foretaket der dette anses som hensiktsmessig. Grunntanken har vært, og er, å hente ut forskjellige synergier som bidrar til å støtte opp om god og effektiv drift for samvirkelagene. Dette f.eks. ved felles innkjøp, felles markedsføring, logistikk og forskjellige tjenester/løsninger som gir synergier og bidrar til en positiv verdiskapning for de respektive samvirkelagene som medlemmer.
Coop Hordaland SA som samvirkelagene er den primære og sentrale arenaen for personlige medlemskap, forvalter av Coop i Norges kooperative egenart som forbrukersamvirke og samvirkeprinsippene sett i forhold til lagets medlemmer.
Coop Hordaland SA har valgt å legge til grunn Samvirkelanbefalingen i utarbeidelsen av foretakets årsberetning om eierstyring og selskapsledelse for 2023.

1. Medlemsstyring og foretaksledelse

Medlemsstyringen og foretaksledelsen i Coop Hordaland SA er god. Foretakets organer (Årsmøtet, styret og daglig leder) legger til grunn og følger samvirkeloven og lagets vedtekter i sin samlede virksomhetsutøvelse. Disse bygger også på samvirkeprinsippene.

2. Virksomhet – Coop Hordaland SA

§ 2 i Coop Hordaland SA sine vedtekter angir tydelig formålet til foretaket og dermed dets virksomhet;
Samvirkelagets formål er å forsyne medlemmene med gode og hensiktsmessige varer og tjenester til konkurransedyktig pris og kvalitet.
Samvirkelaget skal videre tjene som en interesseorganisasjon hvor medlemmene gjennom sin innflytelse i de valgte organer, kan ivareta sine interesser som forbrukere. Medlemmene er medeiere i laget med de rettigheter, begrensninger og plikter som følger av vedtektene.
Samvirkelagene skal utøve aktivt eierskap i Coop Norge.
Styret har utarbeidet klare mål, strategier og en klar risikoprofil for virksomheten, som revideres årlig.

3. Medlemskap

Medlemskap i Coop Hordaland SA er regulert i foretakets vedtekter, herunder medlemmenes rettigheter og plikter i forhold til Coop Hordaland SA. Rett til medlemskap fremgår av vedtektenes §§ 1 og 4 nr. 1 der det heter at den som er enig i lagets formål og godtar lagets vedtekter kan bli medlem.
Av vedtektenes §4 nr. 5 følger det at medlemmer som ønsker å melde seg ut må gi skriftlig melding om dette til Coop Hordaland SA.
I Coop Hordaland SA er det åpent medlemskap mot å betale et beskjedent andelsinnskudd, som tilbakebetales når et medlem melder seg ut. I tråd med samvirkelovens normalordning er det ikke anledning til å overføre medlemskapet.

4. Likhetsprinsippet

Alle som er medlemmer i Coop Hordaland SA har de samme rettigheter til medinnflytelse og representasjon i henhold til Coop Hordaland SAs vedtekter, som vedtatt av samvirkelagene i Årsmøtet Coop Norge og i de respektive samvirkelagenes egne årsmøter.

5. Årsmøtet

Medlemmene utøver sin medlemsstyring gjennom valgte utsendinger til Årsmøtet Coop Hordaland SA, som er Coop Hordaland SAs øverste beslutningsorgan. Alle utsendingene har møte-, tale-, forslags- og stemmerett på Årsmøtet. Hver utsending har èn stemme. Årsmøtet i Coop Hordaland SA avholdes to ganger i året, med mulighet for ekstraordinære årsmøter etter nærmere regler.

I tillegg til de ordinære årsmøtefunksjonene som godkjenning av årsregnskap og årsberetning, foretar årsmøtet valg av styre, valgkomité, revisor og vedtar godtgjørelser.

Styret i Coop Hordaland SA legger til rette og sørger for, i samsvar med lagets vedtekter og samvirkeanbefalingen, at utsendingene mottar tilfredsstillende saksdokumenter, påmeldingsfrist og utøvelse av stemmeretten i de enkelte saker eller valg til årsmøtene. Videre deltar Styret og valgkomiteens medlemmer i Årsmøtets møter med tale- og forslagsrett, men uten stemmerett. For øvrig innkalles til møtene de personer Årsmøtets ordfører bestemmer.

6. Valgkomitéen

Valgkomiteen i Coop Hordaland SA består av fem medlemmer og to varamedlemmer, og velges av Årsmøtet. Funksjonstiden er på to år og det er en rullerende valgordning. Den totale sammenhengende funksjonstiden for medlemmer/varamedlemmer i valgkomiteen er begrenset til åtte år.
Valgkomiteen innstiller til alle valg Årsmøtet Coop Hordaland skal foreta. Valgkomiteen redegjør for sin innstilling ved valg i årsmøtet.
Vedtektene i Coop Hordaland SA har bestemmelser om valgkomiteens sammensetning og mandat. Retningslinjer for valgkomiteen i Coop Hordaland SA sitt arbeide er under utarbeidelse og vil deretter behandles av Årsmøtet.
Ved valg av medlemmer i valgkomiteen legges det vekt på at medlemsfelleskapets interesser blir i varetatt, at medlemmene er uavhengig av styret, ledende ansatte og vesentlige forretningsforbindelser. Videre legges det også vekt på at styremedlemmer, eller ledende ansatte ikke er medlemmer av valgkomiteen.
Valgkomiteen som innstiller på honorarer og alle godtgjørelser for Årsmøtet Coop Hordaland, styret Coop Hordaland og andre tillitsverv.

7. Styret

Basert på innstillingen fra valgkomitéen, velger Årsmøtet Coop Hordaland SA åtte styremedlemmer. Herav velges styreleder og nestleder ved særskilt valg. Årsmøtet velger videre tre medlemmer og tre varamedlemmer til Styret Coop Hordaland. Videre velges tre styremedlemmer og fem varamedlemmer av og blant de ansatte.

Funksjonstiden for styre- og varamedlemmer er på to år. Hvert kjønn er representert i samsvar med samvirkelovens bestemmelser.

Ved styrets sammensetning legges det vekt på vedtektenes bestemmelser i § 9 om valgbarhet, foretakets behov for kompetanse, medlemsfellesskapets interesser, mangfold m.v.

De medlemsvalgte medlemmene i styret er uavhengig av ledende ansatte og vesentlige forretningsforbindelser til foretaket. Ledende ansatte er ikke medlemmer i styret.

I årsrapporten opplyses det om styremedlemmenes deltakelse på styremøtene og deres bakgrunn og kompetanse.
I tillegg til styrets medlemmer møter administrerende direktør i møtene til styret Coop Hordaland. . For øvrig innkalles til møtene de personer, eller observatører styret bestemmer.

8. Styrets arbeid

Styret Coop Hordaland står blant annet for overordnet organisering av, forvaltning og tilsyn av virksomheten i Coop Hordaland, herunder ansettelse av administrerende direktør. Nærmere beskrivelse styrets ansvar og sentrale oppgaver fremgår av vedtektenes § 17.

Styret i Coop Hordaland arbeider også i henhold til fastsatt styreinstruks. Det ble i 2023 ikke inngått avtaler mellom foretaket og tilknyttede parter. Undersøkelser knyttet til habilitet ble gjort løpende gjennom året knyttet til behandlingen av de enkelte saker i styret.

Foretaket har vurdert etablering av revisjons- og kompensasjonsutvalg. Ut ifra virksomhetens art og omfang har styret kommet frem til at dette arbeidet ivaretas uavhengig og godt, blant annet av virksomhetens uavhengige revisor, virksomhetens internkontroll og styrets tilsynsfunksjon.

I 2023 ble det avholdt 9 styremøter, hvorav samtlige var fysiske. Totalt ble 48 saker behandlet.

9. Risikostyring og internkontroll

Coop Hordaland SA jobber i seg selv og sammen med fellesorganisasjonen Coop Norge SA systematisk med risikostyring. Det primære fokus er knyttet til risiko for ikke å nå fastsatte forretningsmål. Det arbeides kontinuerlig med bevisstgjøring og tiltak for risikoreduksjon i hele organisasjonen. Styret i Coop Hordaland SA gjennomgår årlig de risikoområdene som vurderes som mest kritisk for virksomheten og påser at disse blir fulgt opp med relevante tiltak.
Virksomheten har en risikobasert tilnærming til internkontrollarbeidet. Det arbeides systematisk og målrettet med internkontroll på en rekke områder i virksomheten. Styret gjennomgår hvert år status på internkontrollarbeidet.

10. Styremedlemmenes godtgjørelse

Styrets godtgjørelse fastsettes av Årsmøtet Coop Hordaland etter innstilling fra valgkomiteen (ref. pkt. «6. Valgkomitéen». Godtgjørelsen er fast og ikke resultatavhengig. Styremedlemmene har heller ingen tilleggsoppgaver for selskapet. I den grad noen av styrets medlemmer påtar seg slike oppgaver, skal dette avklares med de øvrige styremedlemmene i forkant.
Styremedlemmenes godtgjørelse er gjengitt i notene til regnskapet for Coop Hordaland SA for 2023. Godtgjørelsen reflekterer styrets ansvar, kompetanse, tidsbruk og virksomhetens kompleksitet, og den er ikke resultatavhengig. Det er ikke utbetalt konsulenthonorar til styrets medlemmer.

11. Lønn og annen godtgjørelse til ledende personer

Lønn og annen godtgjørelse til administrerende direktør i Coop Hordaland SA er redegjort for i i notene til regnskapet for Coop Hordaland SA for 2023. Styret har utarbeidet retningslinjer om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende personer.

12. Opplæring og kommunikasjon

Coop Hordaland SA gjennomfører opplæring av egne ansatte og tillitsvalgte, for å øke forståelsen og kompetansen for Coop i Norges egenart, medlemsmodell og felles forståelse av verdikjeden.

13. Kapitalstruktur og bruk av årsoverskudd

Kapitalstrukturen til samvirkeforetak blir i stor grad bestemt gjennom samvirkeloven og foretakets vedtekter. Styret i Coop Hordaland SA medvirker til at foretaket har en kapitalstruktur og et kapitalgrunnlag som er tilpasset foretakets mål, strategi og risikoprofil.
Årsmøtet i Coop Hordaland SA godkjenner årsberetningen og fastsetter årsregnskap, herunder bestemmelse om anvendelse av årsoverskuddet.

14. Revisor

Coop Hordaland SA har en uavhengig ekstern revisor valgt av Årsmøtet Coop Hordaland etter innstilling fra styret. Videre anbefaler Årsmøtet Coop Hordaland revisor for datterselskaper og godkjenner revisjonshonoraret.
Revisor deltar på styremøtet hvor årsregnskapet for samvirkelaget gjennomgås, og legger frem revisors beretning for Årsmøtet.

Foretakets nåværende revisor er BDO.

Bergen, 31. desember 2023 / 07. mars 2024