COOP HORDALAND SA MED DATTERSELSKAP

Redegjørelse av aktsomhetsvurderinger

Lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold (åpenhetsloven), pålegger større bedrifter å gjennomføre og redegjøre for aktsomhetsvurderinger i egen virksomhet, leverandørkjeder og forretningsforbindelser. I denne redegjørelsen fremkommer arbeidet Coop Hordaland med tilhørende datterselskap har gjort med aktsomhetsvurderinger og tilpasning til lovens plikter i 2022.

Redegjørelsens omfang er Coop Hordaland med datterselskap.

(BOKSTAV A) Generell informasjon

Om Coop Hordaland med tilhørende datterselskap

Coop er Norges nest største dagligvareaktør og den største aktøren innenfor privatsegmentet i byggevaremarkedet. Coop har en sterk strategisk posisjon og plass i forbrukernes hverdag og ønsker å skape positive verdier for mennesker, miljøet og Coop.

Som forbrukereid organisasjon skiller Coop seg fra konkurrentene. Dette gjenspeiles i vår visjon – det skal lønne seg å velge Coop. Over 2 millioner medlemmer eier Coop gjennom sine lokale samvirkelag. Det er mer enn 1240 Coop butikker rundt om i landet fordelt på åtte ulike kjeder: Extra, Coop Mega, Obs, Obs BYGG, Coop Byggmix, Coop Prix, Coop Marked og Matkroken.

Coop Hordaland SA er en egen selvstendig juridisk enhet innad i Coop Norge strukturen. Selskapene er organisert slik at det er de enkelte S-lagene som eier Coop Norge. Coop Norge står for størstedelen av de sentrale innkjøpene, samtidig som at Coop Hordaland har ca 300 lokale leverandører som forhandles og følges opp lokalt.

Coop Hordaland sin struktur av selskaper ser dere i oversikten under. Datterselskapene opererer stort sett innen eiendom, og leverandørene er stort sett de samme gjennomgående for hele konsernet.

Innkjøp av varer foregår i all hovedsak gjennom Coop Norge. Det er også disse som gjennomfører risikovurdering for denne leverandørmassen. Coop Hordaland har gjennomført risikovurdering for sine 300 lokale leverandører, hvor størstedelen er innen tjenesteyting fra lokale leverandører.

Forankring og organisering

Styret i Coop Hordaland, og tilhørende styrer i datterselskaper har det øverste ansvar. Arbeidet med aktsomhetsvurderinger og pliktene i Åpenhetsloven er forankret i styret Styret har også vedtatt Coops etiske retningslinjer (Code of Conduct) og Coops prinsipper for bærekraftig forretningspraksis. Det er videre vedtatt en plan og rutinebeskrivelse for hvordan aktsomhetsvurderinger skal utføres. Denne tar utgangspunkt i OECDs prosess og inkluderer aktsomhetsvurderinger i egen virksomhet, leverandørkjeder og forretningsforbindelser. Videre en presisering av mandat og plassering i organisasjonen. Styret har også vedtatt at det skal offentliggjøres en redegjørelse for aktsomhetsvurderingene i henhold til lovens retningslinjer, samt at virksomheten til enhver tid skal overholde informasjonsplikten. Styret har gjennom rapporteringsåret blitt orientert om arbeidet med aktsomhetsvurderinger og åpenhetsloven. I øvrig skal styret varsles ved alvorlige avvik relatert til Coops arbeid med aktsomhetsvurderinger og bærekraftsarbeid for øvrig.

Økonomiavdelingen i Coop Hordaland sammen med daglig leder og styre er ansvarlig for at Coop Hordaland med tilhørende datterselskap etterlever kravene i åpenhetsloven. Dette innebærer å etablere og sikre at driften i relevante områder i utføres i henhold til OECDs retningslinjer og at pliktene i loven overholdes.

Policyer og retningslinjer

Coops arbeid med aktsomhetsvurderinger følger FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter og OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper. Våre forventinger til oss selv, leverandører og samarbeidspartnere er gjengitt i våre etiske retningslinjer og følger alle leverandøravtaler som inngås i Coop Hordaland med tilhørende datterselskap. Coop er medlem i Etisk Handel Norge og forpliktet til deres prinsipperklæring gjennom Coops prinsipper for bærekraftig forretningspraksis. Coop har også policyer for blant annet personvern, emballasjebruk og kommunikasjon av bærekraft.  

Rutiner og prosedyrer

For å sikre gjennomføring av aktsomhetsvurderinger i selskapet jobbes det med gode rutinebeskrivelser for hvordan aktsomhetsvurderinger skal gjennomføres på tvers av konsernet. Rutinene skal være i tråd med OECDs retningslinjer og innebærer blant annet forventinger om å sette mål for arbeidet, at det er satt av tilstrekkelig med ressurser for gjennomføring og at ansvar og myndighet er tydelig kommunisert.

Videre skal det foreligger rutiner for gjennomføring av aktsomhetsvurderinger og virkninger skal kontinuerlig forbedres. Dette innebærer blant annet rutinebeskrivelser av hvordan aktsomhetsvurderinger skal gjennomføres i praksis, rutiner for vurdering av nye leverandører og rutiner for beredskap dersom alvorlig avvik oppstår eller oppdages. Det er også etablert rutinebeskrivelser for dokumentstyring, internrevisjon, opplæring og rapportering.

Varslingsmekanismer

Varsling gjennomføres linjevei og konkret innebærer dette varsling til nærmeste leder eller til den personen/ enheten som har myndighet til å gjøre noe med saken.

Dersom det vurderes som uhensiktsmessig å gå til nærmeste leder kan den ansatte henvende seg til nivået over.

Det skal ikke varsles på en måte som er trakasserende, unødig sårende eller belastende for enkeltpersoner eller arbeidsmiljøet.

Dersom den som varsler ikke når frem med sitt varsel kan øverste leder, HR-sjef eller styreleder kontaktes. All varsling behandles med fortrolighet.

Arbeidsgiver skal sikre at forhold knyttet til gjeldende lov og regelverk ivaretas i behandlingen av varselet.

Fra 2023

Ekstern varslingskanal

Fra 1. januar 2023 utvider vi ansattes mulighet til å varsle via en ekstern varslingskanal. En ekstern varslingskanal er ytterligere et signal om at vi

som arbeidsgiver tar varsler, herunder kritikkverdige forhold på alvor.

Informasjonsplikten

For ivaretagelse av informasjonsplikten i åpenhetsloven har Coop Norge SA etablert prosedyre og rutiner for hvordan innsynskrav skal bevares og håndteres. Coop Hordaland SA med tilhørende datterselskap omfattes av dette.  I 2022 fikk Coop Norge SA seks henvendelser og disse ble svart ut etter kravene i loven. Disse henvendelsen gikk på varer som Coop Norge SA er ansvarlige for. Coop Hordaland SA med tilhørende datterselskap har pr 31.05.2023 ikke mottatt tilsvarende henvendelser.

(BOKSTAV B) Negative konsekvenser og risiko

Funn i aktsomhetsvurdering

Coop Hordaland SA med tilhørende datterselskap har gjennom 2022 sendt ut egenerklæringsskjema inn mot åpenhetsloven til ca 130 av 300 leverandører. Dette innbefatter alle leverandører med leveranser over 10.000 NOK.

Tilbakemeldingene er benyttet videre inn i risikovurderingen som er gjennomført.

I risikovurderingen som er gjort lokalt er det ikke gjort noen funn som har gjort det nødvendig med en videre oppfølging.

Prioritering av risiko

Primært jobbes det med risikovurdering og prioritering for oppfølging ut fra følgende metodikk:

• Hvis analysen viser høy risiko for alvorlige konsekvenser (død, overgrep mv.) iverksettes tiltak for å unngå eller redusere konsekvensene så raskt som mulig 
• Hvis analysen viser risiko, men ikke nødvendig for umiddelbare alvorlige konsekvenser, vil selskapet flytte det analyserte forholdet opp på prioriteringslisten 
• Hvis analysen viser liten risiko, vil selskapet flytte forholdet ned på prioriteringslisten 
• Dersom avvik avdekkes vil selskap øverst på listen få et økt fokus, enten med å analysere grundigere, eller med å iverksette tiltak. Det avgjøres så om det er behov for grundigere analyse før tiltak eventuelt gjennomføres.  

(BOKSTAV C) Tiltak for å stanse, forebygge eller begrense negative konsekvenser

Tiltak iverksatt for å forebygge og begrense negative konsekvenser

Coop Hordaland med tilhørende datterselskap vil jobbe målrettet med å begrense muligheten for negative konsekvenser:

• Løpende vurdering av nye leverandører
• Revisjon med faste intervaller inn mot eksisterende leverandører
• Utarbeide et godt system for å motta henvendelser, innsynsforespørsler og klager
• God dialog med selskaper i samme bransje for å fange opp potensielle avvik avdekket mot leverandører, og jobbe sammen for å løse felles utfordringer
• Redegjørelse og løpende vurdering inn mot tiltak iverksatt ved funn